複合機はリースよりレンタルがおすすめ？ 違いやメリットを徹底解説！
オフィスや事務所に複合機を導入する際、「リースとレンタル、どちらがいいの？」と迷っていませんか？
複合機を導入する方法には、リースやレンタル、購入などがあります。
それぞれに特徴がありますが、契約期間の柔軟性や導入のしやすさを重視するなら、複合機のレンタルがおすすめです。
特に、短期間だけ複合機を使いたい企業や、初めて複合機を導入する事業者、契約期間に縛られずに利用したい方にとって、レンタルは便利な選択肢です。
今回は、複合機のリースとレンタルの違いを比較しながら、レンタルがおすすめの理由や、導入時に確認しておきたいポイントをわかりやすく解説します。
1. 複合機のリースとレンタルの違い
まずは、リースとレンタルの違いを確認してみましょう。
比較項目 リース レンタル 契約期間 3〜7年程度が一般的 短期間から相談しやすい 導入の手軽さ 審査や契約手続きが必要 比較的手軽に導入できる場合がある 機種の選択 希望する機種を選びやすい 在庫から選ぶケースが多い 中途解約 原則として難しい 契約内容により柔軟に対応可能 初期費用 抑えやすい サービスにより異なる 向いている利用方法 長期間の利用 短期・中期利用や柔軟な運用
※契約条件は提供会社によって異なります。
リースは長期間の利用を前提とした契約であるのに対し、レンタルは必要な期間に合わせて利用しやすい点が特徴です。
複合機は一度導入すると、移転や事業規模の変化によって不要になったり、別の機種が必要になったりすることもあります。
そのため、将来の状況が変わる可能性を考えると、利用期間を柔軟に考えやすいレンタルは、使い勝手のよい導入方法といえるでしょう。
2. 複合機のレンタルがおすすめの5つの理由
① 必要な期間だけ利用しやすい
レンタルの大きな魅力は、必要な期間に合わせて利用しやすいことです。
リースの場合、数年間の契約が一般的で、契約期間中に不要になっても原則として自由に解約できません。
一方、レンタルなら、サービスによって短期間から利用できるため、利用予定に合わせて契約を検討できます。
例えば、次のようなケースにおすすめです。
数か月間だけ使用する仮設事務所 建設現場や工事事務所 期間限定のプロジェクト イベントや展示会での利用 オフィス移転時の一時的な利用
「いつまで使うかわからない」「必要な期間だけ導入したい」という場合には、レンタルの柔軟性が大きなメリットになります。
② 長期契約に縛られにくい
事業を運営していると、従業員数の増減や事務所の移転、業務内容の変更など、さまざまな変化が起こります。
長期契約の複合機を導入していると、使用状況が変わっても契約を簡単に見直せない場合があります。
レンタルであれば、契約内容や解約条件を確認したうえで、利用期間の見直しを検討しやすくなります。
特に、起業したばかりの企業や、今後の事業計画がまだ固まっていない事業者にとって、長期契約の負担を避けやすい点は魅力です。
③ 導入までの手続きを簡略化できる場合がある
リースでは、一般的にリース会社による審査が必要です。
一方、レンタルでは、サービスによって審査や契約手続きが比較的簡単な場合があります。
そのため、急いで複合機を準備したい場合や、リース契約が難しい場合にも、レンタルが選択肢になることがあります。
ただし、レンタルでも審査や本人確認などが必要な場合があるため、事前に確認しておきましょう。
④ 初期費用を抑えて導入しやすい
複合機を購入する場合、高額な本体代金が必要になることがあります。
レンタルなら、本体を購入する必要がなく、初期費用を抑えて導入できるサービスもあります。
まとまった資金を設備投資に使わずに済むため、開業時や事務所の新設時など、できるだけ初期費用を抑えたい場面でも検討しやすい方法です。
ただし、レンタルでも搬入費用や設置費用、保証金などが必要になる場合があります。契約前に初期費用の総額を確認しましょう。
⑤ 保守やサポート付きのプランを選べる
複合機を業務で使うなら、故障時の対応やトナーなどの消耗品も気になるところです。
レンタル会社によっては、保守サービスや修理対応、消耗品の提供などを含むプランが用意されています。
万が一のトラブルに備えられるため、複合機の管理に詳しい担当者がいない事務所でも安心して利用しやすくなります。
ただし、保守内容や消耗品の費用負担はサービスごとに異なります。レンタル料金に何が含まれているのか、あらかじめ確認しておくことが大切です。
3. リースよりレンタルが向いているのはどんな企業？
複合機のレンタルは、特に次のような企業や事業者におすすめです。
短期間だけ複合機を使いたい企業
工事現場や仮設事務所、期間限定のオフィスなど、利用期間が決まっている場合にはレンタルが便利です。
必要な期間に合わせて導入を検討できるため、長期契約を結ぶ必要がないケースに適しています。
起業・開業したばかりの事業者
起業直後は、今後の従業員数や事業規模がどう変化するか予測しにくいものです。
最初から長期間の契約を結ぶことに不安がある場合は、レンタルで複合機を導入し、事業の状況に合わせて見直す方法もあります。
リース契約の審査に不安がある企業
リースでは審査が必要ですが、レンタルなら契約条件によって利用できる可能性があります。
リース契約が難しい場合でも、すぐに複合機の導入を諦めるのではなく、レンタル会社に相談してみるとよいでしょう。
オフィスの移転や増設を予定している企業
事務所の移転や増設に伴い、一時的に複合機が必要になるケースもあります。
レンタルなら、移転期間中の一時利用や、新しい拠点での試験的な導入などにも活用できます。
4. レンタルは料金だけでなく総額で比較しよう
レンタルには多くのメリットがありますが、必ずしもリースより安いとは限りません。
一般的に、レンタルは短期間の利用に向いている一方、長期間利用するとリースより総額が高くなる場合があります。
そのため、導入前には次の費用を確認しましょう。
月額レンタル料金 カウンター料金などの印刷費用 保守・修理費用 トナーなどの消耗品費用 搬入・設置費用 契約終了時の撤去・返却費用
特に重要なのが、本体のレンタル料金と印刷にかかる費用を分けて確認することです。
例えば、月額料金が安くても、印刷枚数に応じた料金や保守費用が高ければ、結果として負担が大きくなる可能性があります。
見積もりを依頼する際は、月間の印刷枚数や使用する機能を伝え、実際の使い方に合ったプランを比較することをおすすめします。
5. 複合機を導入するなら、まずはレンタルを検討してみよう！
複合機の導入方法にはリースとレンタルがありますが、契約期間の柔軟性や導入の手軽さを重視するなら、レンタルはぜひ検討したい選択肢です。
特に、短期間だけ利用したい企業や、起業・開業したばかりの事業者、オフィス移転などで一時的に複合機が必要な場合には、レンタルのメリットを活かせます。
一方で、長期間にわたって同じ複合機を使い続ける予定なら、リースのほうが費用を抑えられることもあります。
大切なのは、契約期間だけでなく、月々の料金や保守内容、契約終了時の条件まで含めて比較することです。
「長期契約は避けたい」「必要な期間だけ使いたい」「できるだけ手軽に複合機を導入したい」
そんな方は、まず複合機のレンタルサービスを検討してみてはいかがでしょうか。
自社の利用状況に合ったサービスを選び、無駄なコストや契約の負担を抑えながら、快適なオフィス環境を整えましょう。
コピー機レンタル侍では、スタッフ一同、お客様のご要望にお応えできるよう努めております。
ご質問やご相談があれば、どうぞお気軽にお問合せください。